Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan Surat Berbasis Web pada Biro Umum Sub Bagian Persuratan dan Arsip Sekretariat Daerah Provinsi Jambi

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh tingginya volume pengarsipan surat pada Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Jambi yang mencapai ribuan dokumen setiap tahunnya. Kondisi tersebut menimbulkan berbagai kendala dalam proses pengelolaan administrasi persuratan, seperti pencarian dokumen yang memerlukan waktu lama, risiko kehilangan data, kerusakan arsip, serta kurang efektifnya proses penyimpanan surat secara manual. Oleh karena itu, diperlukan sebuah sistem yang mampu membantu proses pengelolaan surat secara lebih cepat, terstruktur, dan efisien. Tujuan dari penelitian ini adalah membangun Sistem Informasi Persuratan dan Arsip Terpadu (SIPUSAT) berbasis web yang dapat mengotomatisasi proses pencatatan, penyimpanan, pengelolaan, serta pencarian surat masuk dan surat keluar. Sistem ini diharapkan mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja pegawai dalam mengelola administrasi persuratan di lingkungan Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Jambi. Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah Rapid Application Development (RAD), karena metode tersebut memiliki tahapan yang cepat, fleksibel, dan sesuai untuk pengembangan sistem dengan kebutuhan yang telah terdefinisi dengan jelas. Sistem dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework CodeIgniter serta MySQL sebagai sistem manajemen basis data. Berdasarkan hasil pengujian menggunakan metode User Acceptance Testing (UAT), sistem memperoleh nilai rata-rata sebesar 93%. Hasil tersebut menunjukkan bahwa SIPUSAT sangat layak digunakan dan telah mampu memenuhi kebutuhan pengguna dalam pengelolaan administrasi persuratan secara efektif, efisien, dan terintegrasi.