Más allá del papeleo: estudio de caso sobre organización administrativa en una universidad pública colombiana

En muchas universidades públicas colombianas, las funciones administrativas están escasamente documentadas y se transmiten de forma informal, lo que genera desorganización y solapamiento de tareas y limita la mejora institucional. Este artículo presenta un estudio de caso desarrollado en una universidad pública colombiana, donde se elaboraron manuales de funciones y procedimientos con el objetivo de mejorar la eficiencia operativa, la comunicación interna y la asignación de responsabilidades. Se utilizó un enfoque cualitativo-descriptivo con métodos mixtos de recolección de datos, incluyendo encuestas, talleres participativos, entrevistas semiestructuradas y análisis documental. Entre los principales problemas identificados estuvieron la duplicidad de funciones, la falta de inducción formal y la repetición de errores operativos. Para superar la resistencia al cambio, se implementaron estrategias de sensibilización, participación del personal y acompañamiento institucional. Como resultado, se construyeron tres manuales que armonizaron 86 procedimientos administrativos. La experiencia fortaleció el reconocimiento institucional del trabajo administrativo y mejoró la percepción de equidad entre los funcionarios. El estudio concluye que la documentación técnica de funciones y procedimientos no debe ser vista como una carga burocrática, sino como una herramienta estratégica para la mejora continua y la transformación organizacional. Se sugieren mecanismos de validación periódica, estrategias de inducción institucional y monitoreo de indicadores de desempeño para garantizar la sostenibilidad de la iniciativa.