Projektledares förutsättningar och incitament för kostnadskontroll: En intervjustudie om den operativa investeringsverksamheten vid Trafikverket

Denna rapport redovisar resultaten från en studie som VTI utfört på uppdrag av Trafikanalys. Det övergripande syftet med studien har varit att analysera vilken styrning som riktas mot projektledningen av investeringsobjekt och att analysera projektledarnas förutsättningar och incitament för en god kostnadskontroll i planläggning, projektering och produktion av investeringsobjekt. Uppdraget att genomföra studien har givits inom ramen för Trafikanalys pågående regeringsuppdrag att granska och följa upp Trafikverkets arbete med förbättrad kostnadskontroll inom nationell plan för transportinfrastrukturen, ett regeringsuppdrag som pågår fram till april 2028. Bakgrunden till studiens inriktning är att projekten utgör centrum för den operativa investeringsverksamheten inom nationell plan för transportinfrastrukturen, en verksamhet där olika styrsignaler möts. Projektledare är en central aktör i detta sammanhang, både för kostnadskontrollens genomslag i den operativa verksamheten och för förståelsen av orsaker till att kostnadsöverskridanden ändå sker. Studien var upplagd som en kvalitativ intervjustudie. Tio semistrukturerade intervjuer genomfördes med erfarna projektledare verksamma inom Trafikverkets olika regioner, samtliga tillhörde verksamhetsområde Investering. Intervjuerna genomfördes genom digitala möten, spelades in och transkriberades. Detta material har därefter analyserats genom närläsningar och systematisk kodning. Resultatet av studien visar att den styrning som riktas mot projektledningen av investeringsprojekt är både omfattande och mångfaldig. Omfattningen och mångfalden i styrningen gör att det blir praktiskt omöjligt att omsätta den helt i den operativa verksamheten. Projektledarna uppger att de sedan en tid tillbaka och från samtliga ledningsnivåer uppmanas att utmana regelverket och tydligare styra projekten för att hålla den budgeterade totalkostnaden. Deras främsta resurser för att prioritera och fatta omdömesgilla beslut är deras tidigare erfarenhet av projektledning och det stöd de får av kollegor.