ONELO, une intelligence documentaire pour réaliser du publipostage en Administration

En administration, de nombreux documents divers sont produits. Il y a les notes de services pour informer le travailleur de changements importants, les ordres de missions en cas de déplacement prochain de ce dernier ou encore des attestations de participation délivrées suite à l’assistance à un événement. Assurer une bonne qualité de service revient souvent à produire des documents conformes, rapidement et avec un minimum d’erreurs. Peu d’administrations se permettent encore un fonctionnement manuscrit. Celles qui ont évolué vers la numérisation pèchent encore dans des pratiques désuètes. Dans ladite configuration, les informations distinctes sont encore saisies à la main, avec pour risque la modification inappropriée de la mise en forme finale des documents produits. En langue Myènè, ONège ELèle Ovono (ONELO) signifie respectivement Agile Facile Ingénieux. Notre outil ONELO est une stratégie unifiée de publipostage intelligent de documents administratifs. Si nous souhaitons par exemple produire 100 attestations de participation à un événement en quelques secondes, un 1er fichier MS Excel contiendra les coordonnées des 100 participants (noms, prénoms, email, …), un 2ème fichier MS Excel extraira uniquement du précédent les informations pertinentes (noms, prénoms) et un 3ème fichier MS Powerpoint regroupera la charte graphique (logo, signatures, nom de l’événement, …) au format image. Les données générées précédemment seront mises en forme dans un 4ème fichier MS Word dont l’impression (aux formats pdf ou papier) produira une attestation distincte aux 100 participants. ONELO, notre intelligence documentaire, a plusieurs intérêts. Nous pouvons produire beaucoup de documents en peu de temps, avec peu d’erreurs et une bonne résolution. Les documents d’ONELO peuvent être partagé en interne. Plusieurs outils sont similaires à ONELO mais nécessitent une connexion internet permanente ou la création d’un compte en ligne. ONELO fonctionne hors-ligne et exploite la suite MS Office, utile pour la création de charte graphique imagée.