Implementation of automated information flows developed in the Microsoft Power Platform environment for the modernization and optimization of document management at El Viajero Hostels S.A.S.: goods receipt, supplier registration and evaluation, and travel request processes

El presente trabajo documenta el diseño, desarrollo e implementación de un ecosistema digital fundamentado en la tecnología Low-Code de Microsoft Power Platform, con el objetivo de modernizar y optimizar la gestión documental en la cadena hostelera El Viajero Hostels S.A.S. El proyecto aborda los desafíos operativos y los riesgos de control interno derivados de la alta dependencia de formatos físicos, hojas de cálculo desconectadas y procesos manuales en tres macroprocesos críticos: la recepción de mercancías, el registro y evaluación de proveedores, y la gestión de solicitudes de viajes corporativos. Metodológicamente, el proyecto se guio por el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar), integrando principios de Gestión por Procesos (BPM) y la filosofía Lean para el rediseño y la eliminación de desperdicios (Muda) en los flujos de trabajo antes de su sistematización. Posteriormente, se desarrollaron aplicaciones móviles interactivas (Power Apps), flujos de aprobación automatizados e integrados con Microsoft Teams (Power Automate), formularios de captura estructurada (Microsoft Forms) y repositorios de bases de datos relacionales centralizados (SharePoint Online). Los resultados de las pruebas y la implementación piloto demostraron la viabilidad de la solución para reducir significativamente los tiempos de ciclo, eliminar el uso de papel en las áreas operativas, mitigar los errores de digitación y erradicar los silos de información. Esta transformación digital permitió consolidar bases de datos auditables y estructuradas, garantizando la trazabilidad de la información, el cumplimiento de normativas de control y prevención de riesgos y una mejora sustancial en la eficiencia operativa y la experiencia del usuario final.